Vous conservez Open Dental. Ce logiciel fonctionne en complément de celui-ci et ne le remplace pas. Votre base de données, la mise en page de vos dossiers et la formation de votre équipe restent inchangées.
Enregistrez pendant la consultation ou dictez votre compte-rendu une fois que le patient est parti. La transcription s'appuie sur un modèle de langage médical. En mode « enregistrement puis transcription », le système utilise également une liste de vocabulaire dentaire comprenant des termes tels que « composite », « SRP » et « articaine ». Vous vérifiez chaque mot avant de valider le texte.
Vous obtenez une note clinique structurée, et non une simple transcription brute. Vous pouvez modifier tout ce que vous souhaitez. Avec la dictée, la note n'est pas enregistrée dans Open Dental tant que vous ne l'avez pas validée. Si la saisie automatique par IA est activée, les soins existants et le traitement prévu que vous dictez sont enregistrés dans Open Dental à la fin de l'enregistrement. Les soins existants sont classés dans la catégorie « Autres soins existants », car l'API d'Open Dental ne peut pas créer la catégorie « Soins existants du prestataire actuel ». Les pathologies telles qu’une « surveillance » ou une « carie » ne sont consignées que si votre cabinet a configuré un code de pathologie correspondant dans Open Dental. Vous pouvez désactiver la saisie automatique afin que les résultats attendent votre validation. Lorsque les résultats sont consignés automatiquement, un bouton « Annuler » permet de supprimer ce lot en un seul clic.
Lorsque vous validez une note associée à un rendez-vous du jour ou passé depuis la liste des « Notes cliniques IA » et que vous l'envoyez vers le dossier médical, le rendez-vous est marqué comme « Terminé » dans Open Dental et les actes prévus sont également marqués comme terminés, avec la date de la consultation, afin qu'ils soient comptabilisés comme production. La note est ensuite enregistrée en tant que note de procédure (ProcNote) pour l’une de ces interventions. Open Dental doit renvoyer notre note vers cette intervention avant que nous puissions la marquer comme archivée. Une simple réponse 200 ne suffit pas.
Une note d'intervention doit être associée à une intervention. Une consultation sans rendez-vous ou une visite ne prévoyant aucune intervention n'a encore fait l'objet d'aucune saisie. La note affiche alors la mention « Non enregistrée dans le dossier » accompagnée du motif. Elle reste dans notre système et fait l'objet d'une nouvelle tentative toutes les 15 minutes ; elle est donc enregistrée dès que la réception ou le médecin valide la fin de la prestation.
La configuration prend environ cinq minutes. Nous vous fournissons la clé API ; vous activez l'API dans Open Dental (Configuration > Configuration avancée > API), vous collez la clé, puis la connexion est testée. L'eConnector d'Open Dental doit être en cours d'exécution sur votre serveur. Nous n'avons rien à installer au cabinet, pas d'identifiants de base de données ni de VPN, et rien à convertir ou à réimporter.
Non. Open Dental reste votre système de référence et votre dossier médical reste à sa place. Cette opération vient s'y ajouter.
Elle est associée à une intervention, sous la forme d'une note d'intervention Open Dental (ProcNote). Lorsque la validation clôt la consultation, la note est associée à l'une des interventions qui viennent d'être réalisées. Sinon, elle est associée à la première intervention réalisée pour ce patient à la date de la note ; il est donc recommandé de valider les notes dictées le jour même de la consultation. Dans tous les cas, elle apparaît dans les « Notes d’évolution » du patient avec les soins effectués ce jour-là. Lors d’une consultation comportant plusieurs actes, il se peut que ce ne soit pas celui dont la note traite le plus. Si cet acte dispose déjà d’une note, nous conservons ce texte et ajoutons le nôtre en dessous. Il s’agit d’une entrée normale dans votre propre base de données, accessible à tous les membres de votre équipe, que nous soyons impliqués ou non.
Oui, pour une note liée à un rendez-vous programmé daté d’aujourd’hui ou d’une date antérieure. Lorsque vous la validez depuis la liste des notes cliniques générées par l’IA et que vous l’envoyez vers le dossier médical, nous marquons le rendez-vous comme « Terminé » et indiquons que les actes prévus sont terminés, avec la date de la consultation, afin qu’ils soient enregistrés comme production dans Open Dental. La note est ensuite classée sous l’un de ces actes. Un rendez-vous à venir n’est pas modifié, car Open Dental refuse de le marquer comme « terminé ». Nous vérifions également que le rendez-vous correspond bien au patient de la note avant d’effectuer toute modification. Une note enregistrée directement depuis la fenêtre de dictée, ou une note sans rendez-vous associé, est classée dans une intervention déjà terminée et ne modifie pas le rendez-vous.
Non, et c'est tout à fait volontaire. Le « Comm Log » est le registre des communications d'Open Dental pour les appels, les SMS et les e-mails. Les constatations cliniques n'ont pas leur place ici. Si une note clinique ne peut pas être associée à une intervention, nous l'affichons comme « non classée » et nous réessayons. Nous ne l'ajoutons pas discrètement dans le « Comm Log ».
C'est presque toujours parce qu'aucune intervention n'a encore été marquée comme terminée dans Open Dental pour ce patient à la date de la note ; il n'y a donc rien à quoi associer cette note d'intervention. Cela se produit dans le cas d'un patient sans rendez-vous ou d'une consultation sans intervention prévue. Marquez la consultation comme terminée comme vous le feriez habituellement. Nous récupérons les interventions terminées lors d'une synchronisation toutes les 15 minutes et nous réessayons d'enregistrer la note au cours du même cycle ; elle est donc classée automatiquement peu de temps après. La note reste en attente de notre côté pendant ce temps.
Lorsque le responsable des validations finalise une visite datée d'aujourd'hui ou d'une date antérieure, la note est immédiatement enregistrée sur la procédure qui vient d'être terminée. Lorsque la note est en attente d'une procédure dont la finalisation est définie par votre équipe, prévoyez un délai d'environ 15 minutes pour la synchronisation et la nouvelle tentative. Nous ne pouvons pas garantir de délai fixe après la clôture de la visite, car cela dépend du moment où la procédure est enregistrée.
La note est associée à une intervention terminée, et cette intervention porte déjà le nom du prestataire enregistré dans Open Dental. Si un hygiéniste et un médecin ont tous deux travaillé ce jour-là, vérifiez à quelle intervention la note a été associée.
Non. Nous ne conservons pas les enregistrements audio des dictées. Ils sont conservés en mémoire le temps nécessaire à la transcription, puis supprimés ; ils ne sont jamais enregistrés sur disque, dans un espace de stockage cloud ou dans une base de données. En mode « enregistrement puis transcription », la transcription est conservée avec la note, sous forme cryptée, afin que vous puissiez vérifier la note par rapport à ce qui a été dit. En mode « en direct », la transcription est conservée pendant 24 heures après l'enregistrement, puis effacée. La note validée, quant à elle, est permanente. Par ailleurs, il existe des fonctionnalités d'enregistrement soumises au consentement qui, elles, stockent les fichiers audio. Un cabinet doit les activer délibérément ; elles ne font pas partie de la fonction de dictée.
En mode « en direct », la transcription s'enregistre au fur et à mesure que vous parlez ; ainsi, une connexion interrompue ou un onglet fermé n'entraîne pas la perte de ce qui a été dit, et le contenu vous est proposé à nouveau pour que vous puissiez continuer. En mode « enregistrer puis transcrire », rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas arrêté l'enregistrement ; veillez donc à terminer l'enregistrement avant de fermer l'onglet.
Oui. Les formulaires d'hygiène et les formulaires médicaux ont des formats différents, et le formulaire s'adapte aux procédures propres à chaque rendez-vous, au lieu d'imposer un même modèle pour les deux.
Non. Nous n'importons pas l'historique de vos notes d'évolution existantes. Les notes rédigées ici sont archivées à partir de maintenant, et vos anciennes notes restent dans Open Dental, là où elles se trouvent déjà.
Nous n'avons pas encore vérifié cela avec un cabinet utilisant Open Dental Cloud (hébergé par OD). Notre connexion utilise l'API d'Open Dental via l'eConnector. Si vous utilisez Open Dental Cloud, contactez-nous avant de vous inscrire et nous vérifierons cela avec vous.
Oui. Les informations médicales protégées sont chiffrées au niveau des champs lorsqu'elles sont stockées, et nous signons un accord de confidentialité (BAA) avant tout échange de données relatives aux patients. Un accord de confidentialité (BAA) est inclus dans chaque formule.
Si vous utilisez déjà Open Dental et que ce sont les notes qui vous retiennent au cabinet après les heures de travail, cette fonctionnalité est faite pour vous. Vous dictez et validez. Pour un rendez-vous daté d'aujourd'hui ou d'une date antérieure, la validation depuis la liste des notes cliniques de l'IA finalise le rendez-vous et les actes prévus, et la note est associée à l'acte terminé de la consultation. Si aucun acte n'a encore été finalisé, la note reste en attente de notre côté, effectue une nouvelle tentative et vous indique pourquoi elle ne figure pas encore dans le dossier.
« Open Dental » est une marque déposée d'Open Dental Software, Inc. Intake.Dental est un produit indépendant qui n'est ni affilié à Open Dental Software, Inc., ni approuvé ni parrainé par cette société.
Dictez le compte-rendu de la consultation, relisez une note structurée, puis validez-la. La note est enregistrée dans Open Dental en tant que note d'intervention relative à l'intervention terminée lors de la consultation ; elle apparaît donc dans les « Notes d'évolution » du patient, avec les soins effectués ce jour-là. Lorsque vous validez une note liée à un rendez-vous du jour ou à un rendez-vous passé à partir de la liste des « Notes cliniques IA », cette validation clôt également ce rendez-vous et les interventions prévues dans Open Dental. Ce processus s'effectue via l'API d'Open Dental, et vous conservez le système que vous utilisez déjà.
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