Signez une fois lors de la configuration. À partir de là, chaque historique de santé complété par un patient est automatiquement contresigné par le dentiste traitant lors de la révision — pas de papier, pas de signatures oubliées, pas de pile en fin de journée.
Chaque signature est liée au moment exact de la révision avec un horodatage cryptographique. Le PDF signé montre qui a signé, quand, sur quel appareil, et produit un journal de vérification vérifiable que votre assureur en responsabilité professionnelle peut obtenir sur demande.
Les historiques de santé signés sont chiffrés au niveau des champs avec AES-256-GCM et écrits dans le dossier du patient dans votre PMS. Les originaux sont conservés selon la règle de conservation des dossiers de votre État — 7 ans, 10 ans ou la durée de vie du patient.
Aucune loi nationale unique n'énumère tous les États qui exigent la signature d'un dentiste sur l'historique de santé d'un patient. L'exigence provient généralement des règlements des ordres de dentistes des États ou des normes des assureurs en responsabilité professionnelle qui considèrent la révision et la signature du dentiste comme faisant partie de la norme de soins. Quelques exemples :
Le Code administratif du Michigan R 338.11120 (dossiers de traitement dentaire) exige que le dossier de traitement d'un dentiste comprenne les antécédents médicaux et dentaires du patient et que le dentiste — ou le thérapeute dentaire — s'identifie dans le dossier pour chaque intervention. L'ordre professionnel interprète cela comme une exigence pour le dentiste de signer ou parapher la portion des antécédents de santé du dossier.
Source : Code administratif du Michigan R 338.11120.
La California Dental Association recommande qu'après que le fournisseur dentaire ait passé en revue le formulaire d'antécédents de santé avec le patient, le formulaire soit également signé et daté par le fournisseur. Il s'agit d'une ligne directrice professionnelle plutôt que d'une loi codifiée, mais les assureurs responsabilité de Californie et le Dental Practice Act traitent généralement la signature du dentiste comme un élément obligatoire du dossier patient.
Source : Lignes directrices de pratique de la California Dental Association.
Dans le meilleur des cas, rien. Dans le pire des cas — le patient a une réaction indésirable, il y a une interaction médicamenteuse divulguée dans les antécédents, ou une demande de dossiers arrive de l'ordre professionnel de votre État — un historique de santé non signé devient la pièce à conviction A. Les assureurs en responsabilité professionnelle et les avocats des plaignants recherchent exactement cette lacune.
La solution n'est pas une formation plus rigoureuse ou des listes de vérification plus strictes. La solution est de rendre impossible qu'un formulaire d'admission complété atteigne le dossier sans la signature du dentiste. C'est ce que fait le contreseing automatique.
Quatre étapes, toutes en coulisses. Le patient ne le voit jamais. Le dentiste signe une fois et n'y pense plus.
Lors de l'intégration, le dentiste dessine ou téléverse sa signature et confirme son nom et son numéro de permis. C'est tout — la signature est stockée chiffrée dans le coffre-fort du cabinet.
Le patient remplit les antécédents de santé sur n'importe quel appareil. Toutes les réponses sont chiffrées au fur et à mesure de leur saisie et regroupées dans un PDF lors de la soumission.
Le PDF arrive dans la file de révision du fournisseur. Un seul clic sur le tableau de bord applique la signature électronique du dentiste, un horodatage et le numéro de permis au bloc des antécédents de santé.
Le PDF contresigné est archivé avec une empreinte inaltérable et inscrit dans le dossier du patient dans Dentrix, Eaglesoft, Open Dental, CareStack ou votre PMS.
Chaque PDF d'admission contient la piste de vérification complète que votre ordre professionnel et votre assureur en responsabilité veulent voir — sans que votre équipe ait à en assembler quoi que ce soit.
Les antécédents de santé signés héritent du même chiffrement, des mêmes contrôles d'accès et de la même couverture BAA que le reste d'Intake Dental. Si vous êtes déjà client, le contreseing automatique est activé par défaut — aucune configuration supplémentaire, aucun frais supplémentaire.
Aucun État n'a de loi générale qui stipule “les dentistes doivent signer les formulaires d'antécédents de santé”. Ce qui existe plutôt est un mélange de règles administratives des ordres dentaires d'État (le Michigan est l'exemple le plus clair), de lignes directrices professionnelles de type CDA (Californie) et de libellés de contrats d'assurance en responsabilité professionnelle (Texas, Floride, New York et bien d'autres) qui, collectivement, traitent la signature comme une norme de soins. Le conseil pratique est de signer chacun d'entre eux.
Elle apparaît sous la forme de la signature visuelle du dentiste (dessinée ou téléversée lors de la configuration) accompagnée du nom en lettres moulées, du numéro de permis, de la date et de l'heure, dans le bloc de signature réservé au fournisseur. Sous la signature visible se trouve une empreinte cryptographique qui la lie aux octets exacts du document, de sorte que la signature ne peut pas être extraite et réappliquée à un formulaire différent.
En vertu de la loi fédérale ESIGN Act et de l'UETA (adoptée par 49 États), une signature électronique a le même effet juridique qu'une signature manuscrite tant que le signataire avait l'intention de signer et que la signature est associée de manière fiable au document. Notre processus de signature électronique satisfait aux deux critères — l'intention est capturée lors de l'approbation en un clic, et la signature est cryptographiquement liée au document. Certains ordres dentaires d'État ont des règles spécifiques de conservation des dossiers; nous nous conformons par défaut à la plus stricte.
Les sources du CDC, des ordres dentaires des États et des assureurs en responsabilité professionnelle soulignent que le fait de ne pas obtenir et faire signer un formulaire d'antécédents de santé par le dentiste peut être considéré comme de la négligence. Le Texas, la Floride, New York et de nombreux autres États expriment la même attente par le biais de directives de l'ordre professionnel et de contrats d'assurance plutôt que par des lois explicites — mais la norme pratique est la même.
Source : CDC, directives des ordres dentaires des États et notes de conformité des assureurs.
Cette page est informative et ne constitue pas un conseil juridique. Vérifiez les règles de l'ordre dentaire de votre État et le contrat de votre assureur en responsabilité professionnelle pour connaître l'exigence exacte qui s'applique à votre cabinet. Le principe est simple : qu'il y ait une loi ou non, traiter la signature du dentiste comme obligatoire est la position défendable.
Le contreseing automatique est intégré au processus d'admission numérique d'Intake Dental. Si vous numérisez des formulaires d'admission papier, vous pouvez toujours appliquer la signature électronique du dentiste via la file de révision, mais vous perdez la piste de vérification appareil/IP du côté patient. Si vous utilisez un autre produit d'admission, nous pouvons exporter des PDF signés vers votre PMS, mais vous n'obtiendrez pas l'horodatage ou l'empreinte inaltérable à moins que l'admission ne soit dans notre système de bout en bout.
Les antécédents de santé signés sont stockés dans le coffre-fort infonuagique admissible HIPAA de votre cabinet avec un chiffrement de champ AES-256-GCM. La rétention est par défaut au plus long entre 10 ans après la dernière visite ou la durée de vie du patient — selon ce que votre ordre professionnel exige. Vous pouvez extraire n'importe quel document signé, avec sa piste de vérification complète, à tout moment.
Les ordres de dentistes des États et les assureurs en responsabilité professionnelle considèrent la signature du dentiste sur l'historique de santé du patient comme faisant partie de la norme de soins. Intake Dental applique automatiquement la signature électronique du dentiste à chaque PDF de saisie complété — avec horodatage, piste de vérification et écriture dans votre PMS.
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