Open Dental reste votre système de gestion de cabinet et votre agenda. La liste ASAP fonctionne grâce à la synchronisation en temps réel d'Intake.Dental avec Open Dental, via l'API publiée par Open Dental et l'eConnector installé sur votre propre serveur. Les rendez-vous réservés apparaissent dans le module « Rendez-vous » comme n'importe quel autre rendez-vous. La liste ASAP proprement dite se trouve dans Intake.Dental. Nous ne lisons ni ne modifions la liste ASAP propre à Open Dental, et nous n'intervenons pas sur le rendez-vous annulé qui a libéré ce créneau.
Votre équipe ajoute les patients depuis le tableau de bord, en indiquant leurs jours de prédilection, un créneau horaire, un praticien s’ils en ont un, ainsi que leurs coordonnées par SMS, e-mail ou les deux. Les patients peuvent également s’inscrire eux-mêmes depuis la page de votre cabinet : ils saisissent leur nom et leur date de naissance, confirment leur inscription à l’aide d’un code envoyé par SMS sur le numéro enregistré, puis choisissent leurs jours et horaires. Chaque patient est soumis à un délai de préavis minimum : quatre heures par défaut, et 24 heures pour les patients qui s'inscrivent sur la liste d'attente depuis votre page. Les créneaux de soins disponibles constituent une liste distincte que vous pouvez activer, afin qu'une annulation liée à un rendez-vous d'hygiène ne soit jamais attribuée à une personne en attente d'une couronne.
Toutes les 15 minutes, le système analyse votre agenda synchronisé pour les sept prochains jours. Par défaut, il examine les colonnes de vos hygiénistes. Si vous activez l'option « créneaux de soins disponibles », il examine également les colonnes de vos médecins. Un créneau est considéré comme disponible lorsqu'un patient a annulé son rendez-vous, ne s'est pas présenté ou a reporté son rendez-vous, ou lorsqu'il y a un intervalle de 50 minutes ou plus entre deux rendez-vous dans la colonne d'un praticien. Les annulations effectuées par le cabinet sont ignorées, car elles signifient généralement que le praticien est absent. Il en va de même pour votre pause déjeuner, si vous en avez défini une. Votre équipe peut également ajouter manuellement un créneau disponible.
Pendant les heures de notification que vous avez définies, dans le fuseau horaire de votre cabinet, le système propose le créneau à un petit groupe de patients dont le jour, la plage horaire, le praticien et le délai de préavis correspondent, par défaut trois à la fois. Le message précise le jour, l’heure et le praticien. Les patients acceptent en cliquant sur le lien ou en répondant « OUI ». L’offre reste valable pendant 30 minutes par défaut, et le premier à accepter l’obtient. Aucun patient ne peut avoir plus d’une offre active à la fois ni recevoir plus de trois offres par jour.
Lorsqu'un patient accepte, le système consulte en temps réel le planning du jour dans Open Dental et vérifie qu'aucun patient n'occupe actuellement le fauteuil correspondant à ce créneau. Si le créneau provient d’une consultation interrompue pour laquelle un hygiéniste était prévu, le système vérifie également que ce dernier n’est pas déjà réservé ailleurs à ce moment-là. Il récupère le dossier du patient depuis Open Dental et ne valide la réservation que si le nom correspond à celui figurant sur la liste. Il crée ensuite un rendez-vous programmé à cette heure-là, dans cette salle de soins, pour la durée du créneau, avec une note indiquant qu’il provient de la liste « ASAP ». Le patient reçoit une confirmation, le cabinet reçoit un e-mail indiquant que le créneau est rempli et qu’aucune action n’est nécessaire, et le patient est retiré de la liste.
Si votre cabinet est déjà connecté à Open Dental par notre intermédiaire (clé API collée dans la configuration API d’Open Dental, avec eConnector en cours d’exécution), la liste ASAP ne nécessite aucune connexion supplémentaire. Activez-la dans le tableau de bord et choisissez les jours et les heures auxquels les patients peuvent être contactés, le nombre de patients par créneau disponible, la durée de validité d’une offre, la période à prendre en compte, ainsi que si les créneaux de soins sont proposés en plus des détartrages. Vous pouvez modifier le message SMS. La prise de contact avec les patients se fait sur consentement explicite ; rien n’est donc envoyé tant que vous n’avez pas activé la liste ASAP. La fonctionnalité « ASAP fill » fait partie des automatisations intelligentes incluses dans Practice Autopilot. Les noms et numéros de téléphone des patients figurant sur la liste sont chiffrés au repos, et un accord de confidentialité (BAA) est signé avant tout transfert de données patient.
Ajoutez les patients à la liste « Intake.Dental ASAP » et laissez le système gérer les créneaux disponibles. Lorsqu'un patient annule ou ne se présente pas à un rendez-vous, le système identifie le créneau libre dans votre agenda Open Dental, envoie un SMS aux patients dont les préférences correspondent, et réserve le premier créneau à celui qui accepte, directement dans Open Dental. Votre réception reçoit un e-mail dans tous les cas et n'a à intervenir que pour les rendez-vous qu'elle n'a pas pu attribuer.
Non. La liste « ASAP » se trouve dans Intake.Dental, où chaque patient dispose d'une date, d'un créneau horaire, d'un praticien et d'un délai de préavis. La liste « ASAP » d'Open Dental n'est ni consultée ni modifiée. Votre équipe ajoute les patients depuis le tableau de bord, et les patients peuvent s'inscrire eux-mêmes depuis la page de votre cabinet.
Par défaut, cette fonctionnalité identifie les rendez-vous manqués, annulés ou pour lesquels le patient ne s'est pas présenté, ainsi que les créneaux de 50 minutes ou plus entre deux rendez-vous dans la colonne d'un prestataire, pour les sept jours à venir. Elle examine les colonnes des hygiénistes, sauf si vous activez l'option « Créneaux de soins », qui ajoute les colonnes des médecins. Les annulations effectuées par le cabinet et votre pause déjeuner, si vous en avez défini une, sont ignorées. Dans Open Dental, marquez une consultation annulée comme « Manquée » plutôt que de la supprimer, afin que le créneau libre soit plus facile à repérer.
Non. Le système ne planifie jamais de rendez-vous à la place d’un autre patient qu’il peut voir. Avant de planifier un rendez-vous, il consulte en temps réel le planning du jour dans Open Dental. Si un patient occupe déjà le fauteuil correspondant à ce créneau, on lui indique que ce créneau n’est plus disponible et il conserve sa place sur la liste. Si le planning ne peut pas être consulté, aucun rendez-vous n’est planifié et votre équipe est chargée de gérer la situation.
Non. Le rendez-vous est attribué au poste vacant au moment opportun et pour la durée appropriée, sous la responsabilité du prestataire dont la colonne est à l'origine de cette vacance. Le champ « hygiéniste » et l'indicateur « hygiène » d'Open Dental ne sont pas renseignés par défaut ; votre équipe doit donc les définir si votre cabinet effectue ce suivi.
L'offre est présentée aux patients de la même manière, mais lorsqu'un patient accepte, votre réception reçoit un e-mail pour fixer le rendez-vous. Un créneau ajouté manuellement ne correspond à aucune salle de soins dans Open Dental que nous puissions vérifier, et comme Open Dental autorise les rendez-vous qui se chevauchent, une réservation effectuée à l'aveugle pourrait entraîner une double réservation d'un fauteuil. Les créneaux disponibles identifiés dans votre agenda Open Dental sont directement répercutés dans Open Dental.
Lorsque le système ne parvient pas à identifier le dossier Open Dental correspondant au patient, lorsqu'il n'y a pas de fauteuil disponible à vérifier ou lorsque Open Dental ne répond pas. Le cabinet reçoit alors un e-mail indiquant le nom du patient et l'heure. Si la demande de rendez-vous a été envoyée mais qu'aucune réponse n'a été reçue, l'e-mail précise que le rendez-vous peut figurer ou non dans l'agenda ; il convient donc de vérifier avant de l'ajouter afin d'éviter toute double réservation.
En cliquant sur le lien figurant dans le SMS ou l'e-mail, ou en répondant « OUI » au SMS. Le premier patient à accepter obtient le créneau. Les personnes qui cliquent après sont informées que l'offre n'est plus disponible et restent sur la liste. Par défaut, les offres expirent au bout de 30 minutes.
Non. Les messages ne sont envoyés que les jours et aux heures que vous avez définis, selon le fuseau horaire de votre cabinet. Un patient ne peut bénéficier que d’une seule offre active à la fois, on ne lui propose jamais deux fois le même créneau, et il reçoit au maximum trois offres par jour.
Si votre cabinet Open Dental comble les annulations en passant en revue une liste, cette fonctionnalité s'en charge. Les créneaux disponibles sont identifiés dans votre agenda synchronisé, les patients concernés reçoivent un SMS, et le premier à accepter est inscrit sur le fauteuil libre dans Open Dental avec la durée appropriée, après une vérification en temps réel que le fauteuil est toujours disponible. Tout rendez-vous ne pouvant être pris en toute sécurité est transmis à votre réception.
« Open Dental » est une marque déposée d'Open Dental Software, Inc. « Intake.Dental » est un produit indépendant qui n'est ni affilié à Open Dental Software, Inc., ni approuvé ni parrainé par cette société.
Lorsqu’un patient annule ou ne se présente pas à un rendez-vous, ou lorsqu’un créneau se libère entre deux rendez-vous, Intake.Dental identifie ce créneau dans votre agenda Open Dental synchronisé. Il envoie un SMS ou un e-mail aux patients figurant sur votre liste « ASAP » dont les jours, les horaires et le praticien correspondent, et le premier à accepter obtient le créneau. Avant de réserver, le système consulte en temps réel le planning d’Open Dental pour ce jour-là. Si le fauteuil est toujours libre, le rendez-vous est créé dans Open Dental à cette heure-là, dans cette salle de soins, pour la durée du créneau disponible. Si le fauteuil a été attribué entre-temps, le patient est informé que le créneau n’est plus disponible. Tout ce qui ne peut pas être réservé en toute sécurité est transmis à votre réception par e-mail. C’est toujours votre équipe qui gère le planning. Le système se charge de la partie où quelqu’un traite la liste par téléphone.
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