Open Dental reste votre système de gestion de cabinet et votre dossier médical. Digital Fax utilise la même connexion de synchronisation en temps réel que le reste d’Intake.Dental : l’API publiée par Open Dental, gérée par l’eConnector sur votre propre serveur. Il n’y a aucun accès direct à la base de données et rien à installer sur vos postes de travail. Un fax archivé devient un document ordinaire dans le module d'imagerie du patient ; il reste donc dans Open Dental même si vous cessez d'utiliser nos services. Nous conservons également une copie cryptée de chaque fax de notre côté.
Les fax entrants sont acheminés vers un numéro de fax configuré pour votre cabinet et arrivent dans la boîte de réception « Digital Fax » de votre tableau de bord. Le fichier PDF est stocké et chiffré avant toute autre opération ; ainsi, même un fax que l’IA ne parvient pas à lire est conservé pour votre équipe. Le cabinet peut recevoir un e-mail pour chaque nouveau fax, indiquant son type, un résumé d’une ligne et un lien vers le tableau de bord. L’e-mail ne contient jamais le fichier PDF et ne mentionne le nom du patient que lorsque la correspondance a été confirmée par rapport à vos propres dossiers. Les fax indésirables et les fax diffusés en masse sont archivés et ne déclenchent pas d’e-mail.
Chaque fax est traité comme un document, y compris les numérisations de mauvaise qualité. On lui attribue un type, un résumé indiquant qui l’a envoyé, ce qu’il demande au cabinet de faire et le patient concerné. Le patient est automatiquement identifié uniquement lorsque le nom de famille et la date de naissance figurant sur le fax correspondent exactement à ceux d’un patient de votre base de données. En cas de correspondance moins précise, il s’agit d’une simple suggestion, et c’est à votre équipe de choisir le patient. L’IA a pour consigne de ne jamais deviner une date de naissance.
Votre équipe valide les informations relatives au patient et clique sur « Enregistrer ». Le fichier PDF est transféré dans le module « Imagerie » de ce patient, dans un dossier choisi en fonction du type de fax et identifiable par son nom dans votre propre configuration du module « Imagerie » : les demandes de consultation et de dossier sont placées dans « Courrier », les prestations d’assurance et les relevés de prestations (EOB) dans « Assurance », les autorisations médicales et les ordonnances dans « Antécédents médicaux », les fiches de laboratoire dans « Fiches de laboratoire » et les factures dans « Finances ». Chaque type dispose de dossiers de secours tels que « Informations patient » ou « Divers ». Si aucun de ces dossiers n’existe dans votre cabinet, le fax n’est pas placé dans le premier dossier disponible. Il reste enregistré dans « Intake.Dental » et la note du dossier l’indique. Une note de journal de communication est ajoutée au même dossier, par exemple : « Fax provenant du (760) 555-0100 (orientation) classé dans Imagerie > Courrier », suivie du résumé.
Si vous utilisez également la vérification d’assurance : lorsqu’un chèque de prise en charge ne peut être réglé par voie électronique, la vérification demande à l’assureur de faxer le détail des prestations. Une fois ce fax reçu, il est saisi sous forme de lignes de couverture par acte pour le patient : pourcentage de prise en charge, ticket modérateur, application ou non de la franchise, fréquence, délai d’attente et limites d’âge, là où l’assureur les a indiqués. Une fois que votre équipe l’a validé, le PDF est classé dans le dossier « Imagerie > Assurance » du patient, accompagné d’une note dans le journal de communication indiquant le nom de l’assureur et le nombre de lignes de couverture enregistrées. Si deux dossiers de patients partagent le même numéro de dossier médical, rien n’est classé dans aucun des deux dossiers.
Activez la fonction « Fax numérique » dans le tableau de bord et nous configurerons un numéro de fax pour votre cabinet. Si vous souhaitez conserver votre numéro de fax actuel, demandez à votre opérateur téléphonique de le rediriger vers le nouveau numéro. Si votre cabinet est déjà connecté à Open Dental via nos services (clé API collée dans la configuration API d’Open Dental, avec eConnector en cours d’exécution), l’archivage dans Imaging ne nécessite aucune configuration supplémentaire. Le système utilise les noms de dossiers Imaging déjà présents dans votre cabinet ; vérifiez donc que des dossiers tels que « Lettres », « Assurance » et « Fiches de laboratoire » existent bien. Le service de fax numérique est une option à 99,99 $ par mois, incluse dans les formules « Practice Autopilot » et « AI Dental Office ». Un accord de confidentialité (BAA) est signé avant tout transfert de données patient, et les fax sont stockés sous forme cryptée.
Archivez-les depuis la boîte de réception des fax numériques. Les fax arrivent au format PDF sur le numéro de fax de votre cabinet ; l'IA les trie et les associe au patient, puis, d'un simple clic, le PDF est transféré dans le module d'imagerie de ce patient, dans le dossier correspondant au type de fax. Personne n'a besoin d'imprimer, de numériser ou de glisser-déposer un fichier dans le dossier médical.
Cela dépend du type de fax. Les recommandations et les demandes de dossiers sont classées dans « Lettres ». Les prestations d’assurance et les relevés de prestations sont classées dans « Assurance ». Les autorisations médicales et les ordonnances sont classées dans « Antécédents médicaux ». Les fiches de laboratoire sont classées dans « Fiches de laboratoire ». Les factures et les relevés sont classés dans « Finances ». Tout le reste est classé dans « Courrier » ou « Divers ». Les dossiers sont répertoriés par nom dans votre configuration Imaging, et chaque type dispose de dossiers de secours. Si aucun d’entre eux n’existe, le fax n’est pas transféré et reste dans « Intake.Dental », ce qui évite qu’il ne se retrouve dans un dossier non pertinent.
Uniquement lorsque cela ne fait aucun doute. Un fax est automatiquement associé à un patient lorsque le nom de famille et la date de naissance qui y figurent correspondent exactement à ceux d’un patient de votre base de données. Dans le cas contraire, la lecture du nom par l’IA est affichée à titre indicatif, et c’est à votre équipe de sélectionner le patient avant l’archivage. Aucune information n’est enregistrée dans le dossier tant qu’un membre de votre équipe n’a pas cliqué sur « Archiver ».
Il indique où se trouve le fichier PDF. Un journal de communication type se présente ainsi : « Fax provenant du (760) 555-0100 (renvoi) classé dans Imaging > Lettres », suivi d'un résumé d'une ligne. Si le téléchargement a échoué, la note précise que le fax est enregistré dans « Intake.Dental » et ne figure pas encore dans « Imaging », afin que personne ne parte à la recherche d’un document qui n’y est pas.
Le fax est toujours enregistré dans la fiche du patient dans Intake.Dental, et la note indique qu'il ne figure pas encore dans la rubrique « Imagerie ». Il n'y a pas de nouvelle tentative automatique. Renvoyez le fax une fois qu'Open Dental sera de nouveau opérationnel afin de l'ajouter à la rubrique « Imagerie ». Vous pouvez le renvoyer en toute sécurité.
Non, tant que la description du document dans Imaging contient toujours sa référence de fax, par exemple [fax 7a1b2c3d]. Avant le téléchargement, l'ensemble du dossier est vérifié pour s'assurer que cette référence y figure. Si quelqu'un renomme le document et supprime cette référence, un nouveau classement ultérieur pourrait ajouter une deuxième copie.
Oui. Envoyez un fichier PDF depuis le tableau de bord, accompagné d'une page de garde, et vérifiez s'il a bien été remis. Les fax sont envoyés depuis le numéro de fax de votre cabinet ; les réponses vous parviennent donc directement dans votre boîte de réception. Si le cabinet ne dispose pas encore de son propre numéro, l'envoi est refusé plutôt que d'être effectué sous le numéro d'un tiers.
Lorsqu'un payeur renvoie par fax le détail des prestations demandé lors de la vérification, celui-ci est importé sous forme de lignes de prise en charge par acte pour ce patient. Une fois approuvé par votre équipe, le fichier PDF est placé dans le dossier « Imagerie > Assurance » du patient, accompagné d'une note dans le journal des communications. Les lignes de prise en charge sont enregistrées dans Intake.Dental. Aucune information n’est enregistrée dans la grille des prestations du régime dans Open Dental.
Non. La fonction d'importation dans le dossier médical est réservée à Open Dental. Avec d'autres logiciels de cabinet dentaire, le fax est enregistré dans les documents du patient dans Intake.Dental, et lorsque votre système accepte nos notes, une note dans le dossier médical y fait référence.
Non. Un fax mentionne souvent le nom d'un patient et une pathologie ; par conséquent, l'e-mail de notification ne contient que le type de fax, un résumé d'une ligne et un lien vers le tableau de bord, qui nécessite une connexion. Le nom du patient n'est indiqué que lorsque la correspondance a été confirmée par rapport à vos propres dossiers.
Si votre cabinet Open Dental continue d’imprimer les fax, de les numériser et de les glisser-déposer dans Imaging, ce système vous évite toutes ces étapes. Les fax arrivent sur votre propre numéro ; l’IA les trie, les résume et les associe au patient dès qu’elle en est certaine ; d’un simple clic, le fichier PDF est classé dans le dossier Imaging approprié, accompagné d’une note dans le journal des communications. Les fax relatifs aux prestations d'assurance viennent également compléter votre tableau de couverture. Open Dental reste votre dossier médical.
« Open Dental » est une marque déposée d'Open Dental Software, Inc. « Intake.Dental » est un produit indépendant qui n'est ni affilié à Open Dental Software, Inc., ni approuvé ni parrainé par cette société.
Votre cabinet dispose de son propre numéro de fax, et chaque fax reçu atterrit dans une boîte de réception sur votre tableau de bord, et non plus dans le bac à fax. L'IA lit chaque fax, le trie (orientation vers un spécialiste, demande de dossier médical, prestations d'assurance, relevé de prestations, autorisation médicale, ordonnance, demande d'analyses, facture), rédige un résumé d'une ligne et l'associe au patient lorsque le nom et la date de naissance imprimés sur le fax correspondent exactement à un patient. Les fax indésirables sont archivés dès leur réception. Lorsque votre équipe classe un fax, le fichier PDF est téléchargé dans le module d’imagerie de ce patient dans Open Dental, dans le dossier correspondant au type de fax, et une note dans le journal de communication indique où il a été classé. Vous pouvez également envoyer des fax depuis le tableau de bord et vérifier s’ils ont bien été remis. Open Dental reste votre dossier médical et votre système d’archivage.
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