Open Dental reste votre système de gestion de cabinet et votre agenda. Il s'agit d'une page de prise de rendez-vous destinée aux patients. Elle consulte votre agenda en temps réel via l'API d'Open Dental et y enregistre les nouveaux rendez-vous de la même manière. Il n'y a pas de deuxième calendrier à synchroniser, rien à migrer, et vous n'avez pas besoin de désactiver eServices.
Nous vous fournissons une clé API que vous devez coller dans Open Dental, sous « Configuration » > « Configuration avancée » > « API ». Les requêtes transitent par l'eConnector déjà en cours d'exécution sur votre serveur, de la même manière que les autres clients de l'API Open Dental se connectent. Aucun logiciel n'est installé sur vos postes de travail, et il n'y a ni connexion à une base de données, ni VPN, ni redirection de port. Votre serveur doit rester allumé, car les horaires sont lus depuis Open Dental et chaque réservation est vérifiée en temps réel avant d’être enregistrée.
La page affiche les créneaux horaires disponibles pendant les heures d'ouverture du praticien ainsi que les types de rendez-vous que vous avez configurés dans notre tableau de bord. Les créneaux déjà réservés dans Open Dental pour ce praticien ne sont pas pris en compte, tout comme ceux où tous les fauteuils sont occupés. Les rendez-vous « annulés », « non planifiés » et « planifiés » ne bloquent pas de créneau, car ils ne réservent pas de fauteuil. Si Open Dental n’est pas accessible à ce moment-là, la page n’affiche aucun créneau plutôt que de faire une estimation. Dans Open Dental, la prise de rendez-vous en ligne ne fonctionne actuellement que via le parcours « nouveau patient » ; vous devez donc activer la prise de rendez-vous en ligne pour les nouveaux patients dans nos paramètres de planification. Un patient qui sélectionne « Patient existant » obtient un message d’erreur et doit revenir en arrière pour choisir « Nouveau patient ». Comme il s’agit du parcours « Nouveau patient », les rendez-vous de détartrage et autres types de rendez-vous d’hygiène ne sont pas encore proposés en ligne pour les cabinets utilisant Open Dental. Les patients existants peuvent réserver des examens et d’autres consultations non liées à l’hygiène. Avant de créer un dossier, nous effectuons une recherche dans Open Dental par nom et date de naissance, puis par nom seul, puis par numéro de téléphone, puis par e-mail. Un nouveau dossier patient n’est créé que si aucune correspondance n’est trouvée. Une correspondance sur le nom seul, le numéro de téléphone seul ou l’e-mail seul peut associer la prise de rendez-vous à un dossier existant, même si la date de naissance ou le nom diffèrent (par exemple, un parent et un enfant portant le même nom, ou des membres d’une même famille partageant un numéro de téléphone) ; il convient donc de vérifier le dossier à chaque prise de rendez-vous en ligne.
Juste avant d'enregistrer, nous consultons à nouveau Open Dental pour la journée en cours. Si le créneau du praticien est déjà pris ou si tous les fauteuils sont occupés, le patient est invité à choisir un autre créneau et aucune information n'est enregistrée. Sinon, nous sélectionnons le fauteuil : les salles de soins que le praticien utilise le plus souvent sont prioritaires, puis viennent les autres fauteuils de votre cabinet, et nous prenons le premier qui est libre pour toute la durée de la consultation. Si Open Dental n’est pas accessible pour cette vérification, la prise de rendez-vous est refusée et le patient est invité à réessayer ou à appeler le cabinet. Si le créneau est disponible, le patient voit s’afficher une confirmation une fois la vérification en temps réel terminée, et le dossier médical ainsi que le rendez-vous sont enregistrés dans Open Dental peu après, avec la date, l’heure et le praticien qu’il a choisis. La durée du rendez-vous correspond à celle du type de rendez-vous, en utilisant un modèle de répartition du temps entre le médecin et l’assistant calqué sur vos propres rendez-vous. Si cette enregistrement échoue, nous effectuons automatiquement une nouvelle tentative et la réservation est signalée à votre équipe.
Le fauteuil attribué est le premier fauteuil libre selon l'ordre habituel de votre prestataire ; il ne s'agit pas d'une règle spécifique à chaque type de rendez-vous. Il se peut donc que ce ne soit pas le fauteuil que votre planificateur aurait choisi. Les réservations en ligne sont actuellement accompagnées de la mention « [AI PHONE BOOKING] » dans Open Dental, la même mention que pour les réservations par téléphone. Vérifiez la correspondance avec le dossier de chaque patient et déplacez le rendez-vous dans Open Dental s'il nécessite un fauteuil différent. La fonctionnalité de réservation en ligne d'Open Dental est plus récente que nos autres fonctionnalités Open Dental ; veillez donc à vérifier attentivement les réservations de la première semaine.
La configuration ne prend que quelques minutes et ne nécessite aucune migration. Il vous suffit d'activer l'API dans Open Dental, de coller la clé que nous vous fournissons et de vérifier que l'eConnector fonctionne correctement. Ensuite, dans notre tableau de bord, définissez les horaires de consultation de chaque praticien ainsi que les types de rendez-vous que les patients peuvent choisir, en précisant la durée de chacun. Activez la prise de rendez-vous en ligne pour les nouveaux patients ; sans cela, les patients d’Open Dental ne pourront pas finaliser leur réservation. Nous récupérons vos horaires et les fauteuils habituellement attribués à chaque praticien à partir de vos rendez-vous existants. Placez ensuite le lien de prise de rendez-vous sur votre site web, dans votre profil Google ou dans vos SMS et e-mails. Avant la mise en service, prenez quelques rendez-vous tests et vérifiez où ils apparaissent dans le module « Rendez-vous ».
Web Sched est le système de prise de rendez-vous en ligne propre à Open Dental, qui fait partie de la gamme eServices. Il est configuré au sein même d’Open Dental et, comme le décrit le manuel d’Open Dental, vous définissez les types de rendez-vous Web Sched avec leur durée et leur créneau horaires spécifiques, puis vous les associez aux salles de soins et aux plannings des praticiens dans lesquels ils peuvent être réservés. Cela permet de contrôler précisément quel fauteuil chaque type de réservation peut utiliser, ce qui constitue un véritable atout. Notre système de prise de rendez-vous en ligne utilise les horaires des praticiens et les types de rendez-vous dont vous définissez la durée dans notre tableau de bord ; il masque les créneaux déjà réservés dans Open Dental, vérifie Open Dental en temps réel avant chaque réservation et enregistre les nouveaux rendez-vous sur le premier fauteuil disponible, selon l’ordre habituel de ce praticien. Il ne limite pas un type de rendez-vous à certaines salles de soins. Si votre planning repose sur l’association de chaque type de rendez-vous à des fauteuils spécifiques, Web Sched pourrait mieux convenir à vos besoins. Notre solution est utile lorsque vous souhaitez que la prise de rendez-vous s’intègre au reste des fonctionnalités que nous gérons sur Open Dental, telles que les formulaires d’admission, les rappels et la réceptionniste IA.
L'enregistrement s'effectue directement, sans passer par la boîte de réception des demandes. Le patient voit s'afficher une confirmation une fois la vérification en temps réel terminée, et le dossier médical ainsi que le rendez-vous sont enregistrés dans Open Dental peu après. En cas d'échec de l'enregistrement, le système effectue automatiquement une nouvelle tentative et la réservation est signalée à votre équipe. La prise de rendez-vous en ligne pour Open Dental est une fonctionnalité plus récente que nos autres fonctionnalités Open Dental ; vérifiez donc la première semaine de rendez-vous dans le module « Rendez-vous ».
De trois façons. Les créneaux déjà réservés dans Open Dental pour ce praticien ne sont pas proposés, pas plus que ceux où tous les fauteuils sont occupés. Juste avant d’enregistrer, nous consultons à nouveau Open Dental en temps réel, y compris les réservations que Web Sched ou votre réception vient d’effectuer, et nous refusons le créneau si le praticien ou tous les fauteuils sont occupés. De plus, la prise de rendez-vous n’est enregistrée que pour un fauteuil disponible pendant toute la durée de la consultation. Si Open Dental n’est pas accessible, aucun créneau n’est affiché et aucune prise de rendez-vous n’est enregistrée ; le patient est alors invité à réessayer ou à appeler, plutôt que de se voir attribuer un rendez-vous à l’aveugle.
À condition que le type de rendez-vous choisi par le patient corresponde aux durées que vous avez définies dans notre tableau de bord. Nous adaptons la répartition du temps entre le médecin et l'assistant en fonction de vos propres rendez-vous, de sorte que la réservation occupe le prestataire de la même manière que vos rendez-vous pris manuellement. Vérifiez que la durée de chaque type de rendez-vous correspond bien à la durée réelle de la réservation.
La première salle de soins disponible pour toute la durée de la consultation. Nous essayons d’abord de réserver les fauteuils pour lesquels ce praticien est le plus souvent sollicité (en tant que praticien ou hygiéniste), puis les autres fauteuils de votre cabinet, et enfin n’importe quel fauteuil disponible dans le planning du jour. Si tous les fauteuils sont occupés, le créneau n’est pas proposé. Ce système suit l’ordre habituel d’affectation des fauteuils de votre praticien, et non une règle par type de fauteuil ; vérifiez donc où se situent les réservations en ligne au cours de votre première semaine.
Oui. Sur Open Dental, la prise de rendez-vous en ligne ne fonctionne actuellement que via le parcours « nouveau patient » ; vous devez donc activer la prise de rendez-vous en ligne pour les nouveaux patients dans nos paramètres de planification. Un patient qui sélectionne « Patient existant » obtient un message d'erreur et doit revenir en arrière pour choisir « Nouveau patient ». Comme il s'agit du parcours « nouveau patient », les rendez-vous de détartrage et autres soins d'hygiène ne sont pas encore proposés en ligne pour les cabinets utilisant Open Dental. Avant de créer un dossier, nous recherchons un dossier existant par nom et date de naissance, puis par nom seul, numéro de téléphone et e-mail, et nous ne créons un nouveau dossier patient que si aucune correspondance n’est trouvée. Une simple correspondance de numéro de téléphone ou d’e-mail peut associer la prise de rendez-vous à ce dossier, même si le nom est différent ; vérifiez donc le dossier lors de nouvelles prises de rendez-vous en ligne. Nous n’enregistrons pas encore la page de prise de rendez-vous en ligne comme source de référence distincte dans Open Dental, et un nouveau dossier créé à partir d’une prise de rendez-vous en ligne peut afficher « Réceptionniste vocale IA » comme source de référence. Corrigez cette information dans Open Dental si vous suivez les sources de référence.
Oui, s'ils ont ajouté notre pass de rendez-vous numérique au portefeuille numérique de leur téléphone. Ce pass comporte un lien « Gérer » qui leur permet d'annuler ou de reporter la consultation. Le SMS et l'e-mail de rappel ne contiennent pas ce lien ; un patient qui répond « R » au SMS de rappel est invité à appeler le cabinet. Une annulation effectuée via le lien de gestion fait passer le rendez-vous à l’état « Annulé » dans Open Dental, avec une note indiquant le motif, et votre cabinet reçoit un e-mail. Cette note remplace toute note de rendez-vous existante. Votre équipe peut également reprogrammer le rendez-vous depuis le tableau de bord, et la réceptionniste IA peut le faire par téléphone. Sur Open Dental, une reprogrammation enregistre le nouveau créneau horaire puis annule le rendez-vous d’origine.
Non. Notre liste de rendez-vous et notre vérification en temps réel avant l'enregistrement tiennent toutes deux compte des rendez-vous déjà pris par Web Sched et votre réception dans Open Dental. Si vous utilisez les deux, déterminez quel lien de prise de rendez-vous redirige vers quelle page, afin que les patients ne soient pas redirigés vers deux pages différentes.
Non. Cela fonctionne via l'API d'Open Dental et l'eConnector déjà installé sur votre serveur. Vous activez l'API et ajoutez la clé que nous vous fournissons. Vous pouvez désactiver cette clé dans Open Dental quand vous le souhaitez, et nous n'aurons alors plus accès au système.
Si vous utilisez Open Dental et que vous souhaitez que vos patients prennent rendez-vous en ligne, ce système propose des créneaux horaires compris dans les horaires de consultation que vous avez définis, exclut les créneaux déjà réservés dans Open Dental, vérifie en temps réel Open Dental avant chaque réservation et enregistre le rendez-vous pour une durée correspondant au type de consultation dans un fauteuil libre. Soyez conscient des compromis. Les patients réguliers suivent le processus réservé aux nouveaux patients, avec mise en correspondance des dossiers ; les détartrages ne peuvent pas encore être réservés en ligne ; et l'attribution des fauteuils suit l'ordre habituel de vos praticiens plutôt que des règles par type de rendez-vous, comme le fait Web Sched. Vérifiez attentivement les réservations de la première semaine.
« Open Dental » est une marque déposée d'Open Dental Software, Inc. « Intake.Dental » est un produit indépendant qui n'est ni affilié à Open Dental Software, Inc., ni approuvé ni parrainé par cette société.
Les patients choisissent parmi les horaires et les types de rendez-vous que vous avez configurés pour chaque praticien dans notre tableau de bord. Les créneaux déjà réservés dans Open Dental ne sont pas proposés. Avant qu’une réservation ne soit enregistrée, nous vérifions en temps réel dans Open Dental la disponibilité de ce praticien et de ce créneau horaire, puis nous recherchons un fauteuil libre. Si les deux conditions sont remplies, le rendez-vous est enregistré dans votre module « Rendez-vous », avec la durée correspondant au type de rendez-vous choisi par le patient, dans la première salle d’opération disponible, en commençant par les fauteuils que ce praticien utilise le plus souvent. Avant de comparer ce système avec Web Sched, il faut savoir qu’il existe une limitation : sur Open Dental, la prise de rendez-vous en ligne suit pour l’instant le processus réservé aux nouveaux patients ; les détartrages ne peuvent donc pas encore être réservés en ligne.
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